La gestion électronique de documents en entreprise : une mine d’or pour votre entreprise
Vous avez déjà entendu parler de GED, mais vous ne savez ni vraiment en quoi ça consiste, ni si c’est vraiment nécessaire pour votre société ? Voici un petit éclairage sur la gestion électronique de documents, qui vous permettra de vous rendre compte rapidement de son utilité.
La transformation digitale du monde de l’entreprise est souvent observée à l’aune de ses manifestations les plus spectaculaires. Ainsi de l’interaction croissante avec les utilisateurs, de la boîte mail accessible vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept sur son téléphone portable ou de l’avènement des services digitaux dans un nombre croissant d’entreprises.
Pourtant, la véritable révolution numérique, bien que capitale, est restée relativement discrète, et seuls ceux qui en ont saisi l’enjeu ont pu bénéficier de l’avance considérable qu’elle pouvait fournir. Cette révolution, c’est celle de l’information.
Et c’est justement l’information que la GED permet de récupérer, d’archiver, d’indexer et de distribuer. Cette méthode, qui permet non seulement de centraliser des documents, peut également, avec un accompagnement adapté comme celui que vous trouverez chez Archiveco, vous offrir un accès facile et rapide à tous vos documents, depuis n’importe quel terminal.
La ged : un avantage compétitif méconnu
La gestion électronique de documents, si elle est bien faite, peut in fine constituer un gain de temps sans précédent tout particulièrement lorsqu’il s’agit de retrouver facilement une information ou un document administratif.
Avec la GED, donc, plus besoin de perdre des heures à fouiller dans des dossiers, ou d’appeler trois personnes différentes pour retrouver un fichier dans sa machine.
En effet, une indexation de qualité couplée à un moteur de recherche interne aide à gagner un temps précieux dans l’exécution des tâches.
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On peut alors se concentrer sur la fin – faire un devis, remplir un document opérationnel, compléter un tableau – et non plus sur le moyen. En quelques sortes, l’acquisition et l’intégration dans l’entreprise de la ged revient paradoxalement à faire disparaître la technologie.
Trouver une facture, exhumer un formulaire, déterrer un contrat ou dénicher un fichier raw devient alors un jeu d’enfant, et permet à l’employé de gagner en efficacité mais également en bien-être, grâce à la suppression de tâches ennuyeuses et laborieuses.
Une étude du Digital Landfill avait ainsi montré qu’en moyenne, un salarié passait entre 5 et 15% du temps allouée à une tâche à lire un document et 50% de ce temps à le rechercher.
Et ce gain pratique n’est pas non plus sans impact financier. On dénote un lien direct entre GED et rentabilité, dans la mesure ou le ROI d’une telle transformation se manifeste en moyenne sous une durée inférieure à un an.
Mettre en place sa GED
Reste alors à savoir comment mettre en place la gestion électronique de documents. Il ne s’agit pas uniquement de l’acquisition d’un logiciel ; c’est une transformation profonde de l’entreprise qui mérite d’être faite dans les règles de l’art.
On distingue généralement quatre étapes :
Retrouver le détail de ces étapes ici.
- Il s’agit d’abord, soit de créer, soit d’acquérir les documents. Une fois les documents numérisés, enregistrés au récupérés, il faut les indexer, soit en utilisant les métadonées (indexation par type) soit le contenu (indexation par mots-clés).
- La ged permet alors de gérer certains aspects des documents, comme le niveau de confidentialité ou les versions successives.
- Ensuite il est nécessaire de réfléchir au stockage des documents : pour combien de temps, sur quel support, avec quelle organisation…
- Enfin, les documents sont appelés à être diffusés, par internet ou par intranet. Ils peuvent soit être activement recherchés par l’utilisateur (mode pull) soit envoyés automatiquement à un destinataire (mode push).
